Mõnedes valdkondades on töötajate koolitamine ka seadusega ette nähtud kohustus. Kui koolituste läbimine on seotud vajalike litsentsidega, siis peavad ettevõtted olema võimelised tõestama läbitud koolituste mahtu ka sisulises nõuete kontrollis. Organisatsiooni tasemel on oluline mitmete koolitustega seotud eesmärkide täitmine. Oleme reastanud neist olulisemad. Tarkvara saab väga oluliselt lihtsustada vastavate eesmärkide täitmist. Alljärgnevalt toome välja, milliste lahendustega upsteem.com saab kasutajaid aidata ja miks.

1.      Koolitusvajaduste kaardistamine

Koolitusvajaduste kaardistamine aitab organisatsioonil planeerida koolitusi ning seotud eelarvet. Koolitusvajadusi kaardisatakse tavaliselt kas eraldiseisva uuringu raames või näiteks koos arenguvestlustega. Tehniline lahendus aitab suunata erinevaid planeeritavaid koolitusi vastavalt töötajate ametigruppidele. Nii on võimalik näiteks tugipersonali käest küsida vajadust üht tüüpi koolituste järele ja erinevatele spetsialistidele võidakse pakkuda teist sisu. Koolitusvajaduse kaardistamine laseb organisatsioonil aru saada kui palju inimesi mingit tüüpi koolitust vajavad ning hiljem paremini planeerida seotud eelarveid ja koolitusi.

2.      Koolituste planeerimine

Planeerimise tööriista puhul on juba teada koolituse toimumise aeg ja koht. Tehniline lahendus laseb suunata koolitusi pakkumiseks konkreetsele tööperele või organisatsiooni struktuuri üksusele. Töötajate registreerimine koolitusele võib olla kas kohustuslik või soovituslik. Planeerida on võimalik nii majasiseseid kui ka väliskoolitusi. Koolituse planeerimise funktsioone saavad kasutada nii HR spetsialistid kui ka üksuste juhid.

3.      Koolitussoovide menetlemine

Kõike ei ole alati võimalik ette planeerida – mõnikord selgub vajadus koolitustel või konverentsidel osalemiseks vaid lühikese etteteatamise ajaga. Organisatsiooni kui terviku seisukohalt on oluline erinevate koolitussoovide haldamine selliselt, et nendest jääks märk maha. Tehniline süsteem haldab infot koolitussoovide esitamise ning juhtide poolt antud kinnituste kohta. Samuti on võimalik raamatupidamisel jälgida, millised koolituskulud juhid on heaks kiitnud.

4.      Koolitusregister

Tänu osalemisinfo märkimisele koolituste juurde tekib organisatsiooni ülene koolituste register. Loomulikult on osaletud koolituste ja koolitussoovide info kättesaadav ka iga töötaja profiili juures. Koolituste infot näevad organisatsiooni taseme personalitöötajad ning juhid vastavalt oma asukohale struktuuris. Koolitusregister laseb võtta ka väljavõtteid üksuste või erinevate tööperede kaupa. Organisatsiooni tasemel teeb see lihtsaks koolitusmahtude ja eelarvete haldamise. Kui kehtivad regulaatori nõuded koolitusmahtude osas on võimalik neist kiire ülevaate saamine.

5.      Uute töötajate ettevalmistus

Professionaalne koolituslahendus võimaldab kavandada ka uute töötajate sisse-elamist. Näiteks on võimalik reastada koolitused või kohtumised, mida uued töötajad kindlasti peavad läbima. See teeb meeskonnaga liitumise sujuvamaks.

Koolituste infosüsteem lihtsustab info haldamist tugevalt, kui meil on tegemist teabemahuka organisatsiooniga, millel on palju eraldiseisvaid üksusi. Tehnoloogia ei võta küll täielikult ära ajakulu koolitusinfo sisestamiselt, kuid teeb oluliselt lihtsamaks ülevaate saamise ja kokkuvõtete tegemise.

Loe täpsemalt Upsteemi koolitusmooduli funktsioonidest!