Hoiatus: Kui te palute oma IT juhil või CIO’l mõelda võimalusele integreerimaks oma kasutusel oleva HR süsteemi juurde uus produktiivsust parandav lisa, võite kuulda vastakaid arvamusi. Need võivad olla nii sõimusõnad kui ka kohene idee heakskiit, peamiselt on vastus seotud varasema integratsiooniprojekti käigus saadud kogemusega. Integratsiooni maailmas on viimase 5-10 aasta jooksul palju muutunud, kuid mõned armid võtavad rohkem aega, et paraneda.

Miks peaksid aga Sina, inimressursside arendamise ja juhtimise ekspert (või inimene kes kõige sellega seotud), hoolima nii IT-teemalisest valdkonnast? Sest Sinu tööülesannete hõlbustamiseks peaksid sa olema võimeline valima ka selleks parimaid tööriistu. Ilmselt kasutad sa oma igapäevatöös vähemalt 4 erinevat tarkvara lahendust ja ilmselt puutud tööalaselt kokku veel ka teiste lahendustega, see tähendab et IT tiimi nõustamine kasutatava tarkvara osas on samuti sinu tööülesannete osa. Suur enamus HR juhte kellega ma olen koos töötanud, ei pea võimalikuks, et tarkvara integratsioon aitaks neil endil kui nende meeskonnal, kes mõlemad vaevlevad suure töökoormuse all, nii protsesside keerukust, kui ka töökoormust vähendada.

See artikkel on kirjutatud mõttega anda Sulle lühike ülevaade teemast ja inspiratsioon otsimaks uusi viise, kuidas parandada oma kolleegide ja enda igapäevast tööd erinevate vahenditega. Ma jätan tehnilisemad aspektid, nagu transport, API, SSO ja turvalisuse teise artikli jaoks ja püüan rääkida inimkeeli püüdes vastata järgmistele küsimustele:

•      Mis on integratsioon?
•      Mida ja miks integreerida?
•      Kuidas edasi liikuda ja millised on hinnad?

Lihtne seletus keerulisele asjale

Eestikeelne tõlge The Webster definitsioonist sõnale integratsioon on päris asjakohane: “lisamine võrdsetena erinevatesse indiviididest koosnevatesse gruppidesse ühiskonnas või organisatsioonis“. Kui kasutada seda seost IT’ga, siis oleme me huvitatud saadavalolevate IT tarkvaralahenduste(ja nendes oleva teabe ja võimaluste) ühendamist oma organisatsiooni ja protsessidega.
Näiteks:

Sul on tavaline HR lahendus, Microsoft Dynamics NAV. Süsteemi kasutatakse peamise kohana töötajate andmete sisestamiseks ja hoiustamiseks. Oma meeskonna arengu ja hindamise halduseks kasutad sa aga eraldi veebipõhist tööriista, näiteks Upsteem.com, Success Factors või Workday. Sinu meeskonna ja keskastmejuhtide jaoks asjade tõhusamaks muutmiseks regulaarsete kiituste ja boonuste jagamise ajal tahad sa, et nii sinu töötajate kui ka ettevõtte andmed Dynamics NAV’ist ilmuksid automaatselt ka Upsteem’is või mõnes teises sinu talendihalduse süsteemis.

Muidugi ei hakka mõlemad süsteemid mingil maagilisel väel omavahel koostööd tegema, tööd on vaja teha ilmselt nii ühel kui ka teisel pool lahendust. Eelnevas näites lülitab vastavalt Upsteem sisse andmete vahetuse protokolli andmete vastuvõtu peale, et vastu võtta sinu Dynamics’i andmebaasi andmete liiklust. Enne kui sa hakkad küsima „kuidas“, mis tekitab alati hirmu ja aitab asju edasi lükata, alustame küsimustest „miks“ ja „mida“.

Ole avatud ja saad palju tagasisidet ja uusi ideid

Ei ole mingi üllatus, et enamus ideid protsesside parandamiseks tulevad sinu kolleegidelt erinevatest osakondadest. Ideede kogumiseks saad sa neilt lihtsalt otse küsida (või koostada Upsteem’is küsitluse): Milline HR info aitaks sind sinu töös ja muudaks sind efektiivsemaks või kaotaks üleüldse ära mõned ebavajalikud ja aega nõudvad ülesanded?

Eelda, et kõik on võimalik ja ära lase näiliselt võimatul ja ideede suurusel ennast või oma vastajaid hirmutada. Igaks juhuks tasuks sellest ajurünnakust teavitada muidugi ka IT osakonda. Ideede kogumise protsessi võid kaasata ka finantsosakonna, mõned teised meeskonnad organisatsiooni eri otstest – mida rohkem erinevaid vaateid, seda parem. Integratsiooniga tegelemine on tähtis, kuid harva kiireloomulist tähelepanu vajav. Kuna enamus tööriistu, mida sa arvad, et võiksid omavahel ühendada, on juba tegelikult paigas ja ise toimivad, ei ole tormata vaja. Niiet vaata koos oma kolleegidega läbi erinevad ideed ja pane paika mõned esimesed prioriteedid. Peale esialgset ülevaatamist võiksid sa valmis saada järgmise nimekirja.

Millised on sinu prioriteedid?

•  Uue töölepingu tegemisel tuleks kohe luua ka uus Active Directory konto koos emaili ja ligipääsuga treeningu   portaalile, Slack’ile ja teistele süsteemidele vastavalt uue töötaja ametikohast.
  
•  Sisestuse süsteemid peaksid olema ühendatud aja arvestamise süsteemiga ja kohaloleku teabe raportid peaksid olema kättesaadavad hindamise intervjuu liideses.
  
•  Puhkuse ja ületundide soovid peaksid olema sisestatud töötajate poolt Intranet’i kaudu ja automaatselt üle    kanduma vastavatesse töögraafikutesse ja HR info kogumitesse, mille järgneb juba tööandja otsus.
•  Käesoleva päeva sünnipäevad, organisatsiooni eesmärkide täitumine ja näiteks aktsia hind peaksid olema kõigile nähtavad ja reaalajas uuendatud näiteks söökla seinal TVs.

Mõned ideed loovad väärtust ja lisavad efektiivsust, teised aga mõjutavad lojaalsust ja töötajate teadlikkust. Küsimus mille IT ja juhtkond sulle esitavad on järgmine: Mis on saavutatud efektiivsuse ja saavutamisega seotud kulude vahe?

Mis lihtsustatult tähendab, et tahetakse teada, mis see integratsioon meile annab. Niiet enne kui lähed oma ideid juhtkonnale ette söötma, teeme väikese kodutöö ja uurime põhjuseid ja hindu.
 

On palju põhjuseid, mis on sinu organisatsiooni jaoks vähem või rohkem olulised, mõned tavalisemad neist on:

•      Me vähendame ülemäärast käsitsi andmete sisestamist X tunni võrra kuus
•      Me saavutame järjepidevuse ja andmete kõrgema kvaliteedi süsteemides A, B, C
•      Me parandame süsteemist A saadud teabega protsessi Y, mis toob Z’is X % kasvu.
•     Me muudame teabe tööliste jaoks läbipaistvamaks, mis toob kaasa tööjõu suurema lojaalsuse (tõestatud tööjõu jõudluse uuringutega)

Ise tasuvusanalüüsi läbiviimine võib osutuda keeruliseks, kuid kui keskendud olulisele võid jõuda ka üksinda päris kaugele. Kui sa satud ummikusse, siis kindlasti küsi abi kolleegidelt, eriti neilt kellele võimalik integratsioon tulevikus kasu võiks tuua. IT tiim võib siin osutuda sinu parimaks abimeheks, ära anna lihtsalt alla kui saad alguses oma ideedele vastukajaks rea hapusid nägusid. Muidugi ei tasu unustada konsultante – me armastame üheskoos oma klientidega töötada uute ja huvitavate integratsiooni ideede ja tasuvusanalüüside puslede kallal.

Mõned lihtsad küsimused lisavad sinu ja su IT partnerite jaoks palju selgust

Juhtkonna küsimuse teisele osale, mis puudutab maksumust, ei ole samuti raske vastust leida. Sa tead põhjust miks seda projekti vaja on ja mis on saadav kasu. See on just see informatsioon mida sinu IT inimesed vajavad, et varustada sind teadmistega kuidas protsess välja näeb ja kui suured on integratsiooni kulud. Sul on vaja edastada järgmine info:

• 
     Mis on tehtava integratsiooni eesmärk?
•    Millised konkreetsed süsteemid tuleb omavahel ühendada?
•    Millist teavet tuleb süsteemide vahel liigutada?
•    Millises suunas milline teave peaks liikuma?
•  Kui tihe peaks teabe liikumine olema? 
•  Kas on vajalik reaalajas liikumine?
•   Milline süsteem on „tõe allikas“ juhul kui peaks tekkima vajadus teavet üle kirjutada?
•  Kui palju olete teie ja teie kolleegid nõus selle projekti peale aega panustama?
•  Millised on lühemad ja pikemad tähtajad, kui neid üldse on?

Need võivad tunduda nagu küsimused IT projekti jaoks, aga seda nad ei ole. See on sinu tööriist ja sa oled võimeline kõigile sarnastele küsimustele, veidi mõeldes, ka vastama. Hiljem lisandub kindlasti veel küsimusi, mis vastust vajavad, aga esmased kulud saab kätte ka ülal toodud küsimustega. Kui me pöördume nüüd tagasi meie eelmise Dynamics NAV näite juurde, siis võiks küsimus välja näha nii: 

Me tahame vähendada töö aega, mis kulub töötajate ja organisatsiooni teabe uuendamisele läbi Upsteem.com personalitarkvara programmi, mis on ilmselt võimalik kui see integreerida meie Dynamics NAV andmebaasiga. Me peaksime liigutama töötaja nime, perekonna nime, ametinimetuse, osakonna, emaili ja organisatsiooni teabe NAV’ist Upsteem.com’i. Optimaalseim oleks teha teabe eksporti öösiti, aga sobib ka kui seda tehakse kord nädalas. Põhi teave jääb Dynamics’sse, niiet kui eelnevad uuringud ja hindamised on salvestatud, siis võib Upsteem.com’is teabe üle kirjutada. Kuu aja pärast on meil tulemas kvartaalsed hindamised, kui saaks integratsiooni tehtud enne hindamisi, siis oleks mu tiim rõõmuga valmis teid testimisel abistama. Kui projekt võtab kauem aega, siis me saame ka aega pikemalt planeerida, aga seda alles siis kui hindamised on läbi. Kas sa saaksid mulle öelda sellise projekti ligikaudse rahalise ja ajalise kulu? 

Ja see ongi kõik. Nii lihtsast küsimusest piisab, et saada mõningast finantsteavet ja kasutada seda oma hindamisprotsessis. Integratsioon kõikide asjade vahel ei ole alati kõige parem lahendus, tavaline on välja jätta ideed millel on madal või negatiivne tasuvusmäär. Kui asjaolud muutuvad, saab nende ideede juurde alati hiljem tagasi tulla.

Sa oled nüüd valmis asju tunduvalt paremaks muutma

Minu kogemus inimressursi halduses on näidanud, et integreerides HR andmed erinevatesse pakutavatesse lahendustesse, on väga mõistliku hinnaga võimalik teha palju head. Anna endale võimalus ja sa üllatud kui palju aega saab säästa ja head teha läbi soovi muuta paremaks oma praeguseid tööriistu.

Mida sa ikka veel ootad? On aeg panna kirja ideed ja teha mõned kõned! Kui soovid, siis oleme ka meie alati valmis sind aitama ja inspireerima, võta meiega julgesti ühendust.